PRIVACYREGLEMENT PERSOONSGEGEVENS STICHTING INLOOPHUIS INN DE KOEPEL

In het kader:

Europees brede ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) per 25 mei 2018

Datum: 8 mei 2022

Artikel 1. Aanhef

Stichting Inloophuis De Koepel en Inloopcentrum Inn de Koepel, hierna te noemen De Koepel, heeft als doel voorbijgangers en vaste bezoekers, op een gastvrije en laagdrempelige manier ontmoeting, ontspanning en (ontwikkelingsgerichte) activiteiten aan te bieden. Zij streeft ernaar met haar inloopcentrum 5 dagen per week op vaste tijden geopend te zijn. Het inloopcentrum wil haar dienstverlening bestendigen en de herkenbare positie van het inloopcentrum in Hoorn verstevigen, voor zowel gasten als partners. Voor vrijwilligers/medewerkers die meewerken in het inloopcentrum vragen wij naar verschillende persoonsgegevens.

Dit reglement heeft betrekking op alle gegevens van de vrijwilliger/medewerker die door De Koepel worden verwerkt.

In dit reglement staat op welke wijze De Koepel omgaat met de persoonsgegevens en wat de rechten van de aanvrager zijn.

Artikel 2. Definities

Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een natuurlijk persoon met een geldig identiteitsbewijs.

Verwerking persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Vrijwilliger/Medewerker

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Verantwoordelijke

Degene die vaststelt welke persoonsgegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is. Voor De Koepel is dat de voorzitter van het stichtingsbestuur.

Bewerker

Degene die in opdracht van de verantwoordelijke, persoonsgegevens verwerkt en daardoor expliciet is geautoriseerd.

Artikel 3. Reikwijdte en doelstelling

3.1 Dit reglement heeft betrekking op alle persoonsgegevens van de medewerker/vrijwilliger die door De Koepel worden verwerkt.

3.2 Dit reglement heeft tot doel:

de persoonlijke levenssfeer van de merwerker/vrijwilliger te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;

vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;

de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;

de rechten van de medewerker/vrijwilliger te waarborgen;

te voldoen aan de geldende wetgeving, met name de Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Artikel 4. Doelen van de gegevensverwerking

De persoonsgegevens worden gebruikt met de volgende doelen:

4.1 Het bekendmaken van activiteiten van De Koepel.

4.2 Het verantwoorden van de bijdragen die De Koepel aan medewerker/vrijwilliger heeft gedaan, aan degenen die financiële middelen geschonken hebben of subsidies hebben verstrekt aan De Koepel. De Koepel verstrekt aan subsidiegevers geen lijsten van personen die een aanvraag ingediend hebben, dan wel een bijdrage gekregen hebben.

4.3 Het behandelen van geschillen en het doen van accountantscontrole.

Artikel 5. Doelbinding

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. De Koepel verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.

Artikel 6. De soort gegevens

De volgende gegevens worden van de aanvrager geregistreerd:

6.1 De achternaam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers en

e-mailadressen van de medewerker/vrijwilliger en eventueel hun IBAN/Bankrekeningnummer om declaraties te kunnen verwerken.

6.2 Identiteitsbewijs

Ter verificatie van de identiteit van de medewerker/vrijwilliger vindt inzage plaats van het identiteitsbewijs van de medewerker/vrijwilliger bij het huisbezoek/1e contact.

6.3. Voor medewerkers/vrijwilligers dienen wij een recente VOG in ons bezit te hebben. Kosten gemaakt voor het aanvragen van deze verklaring zullen door De Koepel worden gerestitueerd.

Artikel 7. Wijze van goedkeuring gebruik persoonsgegevens

Middels het ondertekenen van de ‘Akkoordverklaring gebruik persoonsgegevens’ geeft de medewerker/vrijwilliger aan kennis genomen te hebben van dit privacyreglement en akkoord te gaan met de hier vastgelegde doelen en werkwijzen van de verwerking van de persoonsgegevens.

Artikel 8. Verstrekken gegevens aan derden

8.1 Met het ondertekenen van de ‘Akkoordverklaring gebruik persoonsgegevens’ geeft de medewerker/vrijwilliger toestemming om de persoonsgegevens uit te wisselen met derden waar De Koepel mee samenwerkt. In concrete gaat het om de volgende organisatie:

–  Inloopcentrum Inn de Drie Tulpen

8.2 Met bovengenoemde organisatie heeft De Koepel een overeenkomst afgesloten, inhoudende dat zij zich bij het bewerken van de persoonsgegevens houden aan de geldende wetgeving inzake bescherming persoonsgegevens. Hierin zal tevens zijn opgenomen dat de door ons verstrekte persoonsgegevens uitsluitend mogen worden gebruikt voor het doel zoals onder Art 4 omschreven in dit privacyreglement.

8.3 Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan andere organisaties dan bovengenoemde, is vooraf altijd persoonlijke goedkeuring van de aanvrager vereist.

De ‘Akkoordverklaring gebruik persoonsgegevens’ van De Koepel, voorziet daarin en is het fysieke bewijs van deze toestemming.

Artikel 9. Bewaartermijnen

De Koepel bewaart de gegevens niet langer dan voor het doel waarvoor het nodig is, noodzakelijk is.

Zoals daar o.a. zijn:

Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden – 7 jaar

Sollicitatieprocedure – 4 weken

Debiteuren / crediteuren administratie – 7 jaar

Artikel 10. Toegang

10.1 Alleen bewerkers die daarvoor gemachtigd zijn door de verantwoordelijke, hebben toegang tot het systeem van gegevensverwerking. Gemachtigde verwerkers hebben een verklaring ondertekend dat zij het privacyreglement kennen en dat zij daarmee akkoord zijn.

10.2 De toegang tot het gegevensbestand is beveiligd met wachtwoorden.

Artikel 11. Register

De Koepel houdt in een register bij:

Wie bevoegd is tot het verwerken van persoonsgegevens

Welke bewerkingen van persoonsgegevens hebben plaatsgevonden

Wanneer deze wijzigingen hebben plaats gevonden

Welke persoon de wijzigingen heeft verricht.

Artikel 12. Beveiliging en geheimhouding

12.1 De Koepel neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

12.2 De Koepel zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.

12.3 Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens. Bij De Koepel wordt door elke vrijwilliger een ‘Verklaring van geheimhouding’ ondertekend.

12.4 Indien er door technische problemen en/of (digitale) inbraken persoonsgegevens in de openbaarheid terecht gekomen zijn, meldt De Koepel dit onmiddellijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 13. Rechten van de aanvrager

13.1 Elke medewerker/vrijwilliger heeft recht op inzage van de door De Koepel verwerkte persoonsgegevens die op hem / haar betrekking hebben. De medewerker/vrijwilliger dient daarvoor een afspraak te maken met de verantwoordelijke. De Koepel dient in dat geval altijd te vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de aanvrager van het verzoek.

13.2 Medewerker/vrijwilliger kan een verzoek doen tot verbetering en aanvulling van zijn persoonsgegevens. De verantwoordelijke heeft het recht de juistheid van de verbeteringen te verifiëren. Indien de juistheid niet is vast te stellen, worden de wijzigingen niet doorgevoerd.

13.3 De medewerker/vrijwilliger kan een verzoek doen tot gedeeltelijke verwijdering van zijn persoonsgegevens, waar na beoordeling door de verantwoordelijke hier gevolg aan kan worden gegeven.

13.4 De medewerker/vrijwillger kan een verzoek indienen om geen persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen zoals genoemd in artikel 8, lid 1.

13.5 De medewerker/vrijwilliger kan zijn instemming tot persoonsgegevensverwerking te allen tijde intrekken. Deze stap zal wel tot gevolg hebben dat de relatie tussen De Koepel en medewerker/vrijwilliger dient te worden beeindigd.

13.6 Verzoeken tot wijziging of verwijdering of intrekking worden door de verantwoordelijke binnen 14 dagen gehonoreerd.

Artikel 14. Klachten

14.1 Wanneer de medewerker/vrijwilliger van mening is dat het doen en laten van De Koepel niet in overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming of zoals dit is uitgewerkt in dit privacyreglement, kan de aanvrager een klacht indienen bij de verantwoordelijke. De verantwoordelijke informeert aanvrager binnen 14 dagen hoe de klacht behandeld wordt.

14.2 Overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan de aanvrager zich eveneens wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 15. Onvoorziene situatie

Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.

Artikel 16. Wijziging reglement

Dit reglement kan door de verantwoordelijke worden gewijzigd. Bij een wijziging dient de medewerker/vrijwilliger daarover geïnformeerd te worden. Indien de medewerker/vrijwilliger zich niet kan verenigen met de wijziging, kan deze zijn/haar toestemming tot persoonsgegevensverwerking intrekken en treedt artikel 13.5 in werking.

Artikel 17. Slotbepaling

Dit privacyreglement treedt in werking d.d. 1 juni 2018 en wordt openbaar gemaakt via de website van Stichting Inloophuis De Koepel. (www.inndelommerd.nl)

Ontvangers nieuwsbrief

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De Koepel gebruikt uw e-mailadres uitsluitend voor de verzending van de nieuwsbrief en zal uw gegevens nimmer delen met andere instanties